Google nie spoczywa na laurach i nieustannie rozwija swoje usługi. Najnowsze zmiany w Kalendarzu Google doskonale to ilustrują.
Google wprowadza do Kalendarza niewielką, aczkolwiek znaczącą zmianę, która może mieć ogromne znaczenie dla osób organizujących spotkania z większą liczbą uczestników. Chodzi o wprowadzenie automatycznych wiadomości e-mail informujących o odpowiedziach na zaproszenia. Od teraz organizator będzie miał możliwość zdecydowania, czy chce otrzymywać takie powiadomienia.
Koniec z natłokiem wiadomości po wysłaniu zaproszenia
Każdy, kto regularnie korzysta z Kalendarza Google w pracy, zapewne zna ten scenariusz. Tworzysz spotkanie, dodajesz kilkanaście bądź kilkadziesiąt osób, a następnie skrzynka odbiorcza zaczyna być zapełniana wiadomościami. Jedna osoba potwierdza obecność, kolejna odrzuca zaproszenie, inna ustawia automatyczną odpowiedź i… powstaje spory chaos.
Dla mniejszych spotkań sytuacja ta nie jest aż tak problematyczna. W przypadku większych wydarzeń liczba takich wiadomości może szybko wymknąć się spod kontroli. Google postanowiło zatem dać użytkownikom większą kontrolę nad tym, jak Kalendarz przekazuje odpowiedzi uczestników.
Nowa opcja rozszerza nasze możliwości wyboru
Nowa funkcja nosi nazwę „Otrzymuj e-mail, gdy goście odpowiedzą” i pozwala organizatorowi zdecydować, czy automatyczne wiadomości mają nadal trafiać do jego skrzynki. Co istotne, nowa opcja jest domyślnie aktywna. Oznacza to, że jeśli użytkownik nie chce otrzymywać kolejnych potwierdzeń, musi samodzielnie wyłączyć odpowiednie ustawienie.
Nie oznacza to jednak całkowitej utraty informacji o uczestnikach. Dla osób korzystających z Kalendarza Google, status ich obecności nadal będzie można sprawdzić bezpośrednio we wpisie związanym z wydarzeniem.
Jest jednak jeden istotny wyjątek
Google zwraca uwagę na różnicę dotyczącą osób korzystających z zewnętrznych aplikacji kalendarza, takich jak Microsoft Outlook. Po wyłączeniu wiadomości e-mail organizator nie otrzyma od nich ani automatycznego potwierdzenia, ani aktualizacji statusu uczestnictwa bezpośrednio przy wydarzeniu. Wyłączone zostaną również automatyczne odpowiedzi informujące o nieobecności, na przykład wiadomości typu „poza biurem”.
Nie można zmienić ustawień dla pojedynczego spotkania
Warto również zwrócić uwagę na jeszcze jedno ograniczenie. Jeśli mamy wydarzenie cykliczne, zmiana ustawienia dotyczy całej serii spotkań. Nie ma możliwości wyłączenia powiadomień tylko dla jednego, konkretnego terminu. To może być istotne w przypadku regularnych spotkań zespołu, dlatego przed zmianą ustawień warto upewnić się, że odpowiadają one naszym potrzebom.
Funkcja jest już udostępniana użytkownikom
Google rozpoczęło stopniowe udostępnianie nowej opcji użytkownikom. Jak wynika z oficjalnej komunikacji firmy, proces – tradycyjnie – może potrwać nawet do 15 dni. Funkcja ma trafić zarówno do klientów Google Workspace, użytkowników Workspace Individual, jak i osób korzystających z prywatnych, darmowych kont Google. Choć zmiana może wydawać się drobna, jest to bardzo praktyczne udoskonalenie. Google Kalendarz nie zmienia sposobu organizacji spotkań, ale pozwala wreszcie ograniczyć liczbę automatycznych wiadomości, które po prostu zaśmiecają skrzynkę odbiorczą. Dla osób regularnie organizujących duże wydarzenia może to być jedna z najbardziej użytecznych aktualizacji Kalendarza w ostatnich czasach.