Skanowanie dokumentów w systemie Windows 11 nie musi wiązać się z trudną konfiguracją ani z koniecznością korzystania z płatnych programów. Przekonaj się, jak uniezależnić się od natywnych rozwiązań Microsoftu, podłączyć skaner, tworzyć wielostronicowe pliki PDF oraz korzystać z funkcji OCR.
Windows 11 zawiera swoją własną aplikację do skanowania dokumentów, ale jej możliwości są dość ograniczone. Jeśli zależy Ci na wygodnym tworzeniu plików PDF, skanowaniu dokumentów składających się z wielu stron, czy korzystaniu z rozpoznawania tekstu (OCR), warto zainteresować się innymi oprogramowaniami.
Jedną z najlepszych darmowych opcji jest NAPS2. Możesz również skorzystać z oprogramowania udostępnionego przez producenta skanera lub urządzenia wielofunkcyjnego.
Jak dodać skaner w Windows 11?
W większości przypadków Windows automatycznie wykrywa i instaluje skaner. W przypadku urządzeń podłączonych przez USB wystarczy podłączyć kabel i włączyć sprzęt. System potrafi także automatycznie wykrywać skanery dostępne w sieci.
Jeśli urządzenie nie pojawi się automatycznie, otwórz „Ustawienia” > „Bluetooth i urządzenia” > „Drukarki i skanery” i wybierz „Dodaj urządzenie”. Windows rozpocznie wyszukiwanie dostępnych drukarek i skanerów.
W przypadku urządzeń wielofunkcyjnych sytuacja może być nieco myląca. Sprzęt łączący drukarkę i skaner może być widoczny na liście jako drukarka. Nie oznacza to jednak, że Windows nie wykrył funkcji skanowania. Kliknij urządzenie na liście. Jeśli system rozpoznał również skaner, w ustawieniach powinna pojawić się opcja „Ustawienia skanera”.
Jak skanować dokumenty za pomocą NAPS2?
NAPS2, czyli Not Another PDF Scanner 2, to darmowy program typu open source dostępny na systemy Windows, macOS oraz Linux. Nie zawiera reklam ani ograniczeń płatnych i można z niego korzystać zarówno w domu, jak i w firmie.
Podczas pierwszego skanowania kliknij „Scan”. NAPS2 poprosi o utworzenie profilu, w którym wybierzesz urządzenie oraz określisz parametry skanowania. Program w Windows obsługuje m.in. WIA i TWAIN, czyli dwa popularne interfejsy, które umożliwiają aplikacjom komunikację ze skanerem, a także eSCL w przypadku kompatybilnych skanerów sieciowych.
Możesz ustawić m.in. źródło obrazu, rozmiar strony, rozdzielczość oraz głębię kolorów. NAPS2 współpracuje zarówno ze skanerami płaskimi, jak i urządzeniami wyposażonymi w automatyczny podajnik dokumentów.
Po skonfigurowaniu profilu rozpocznij skanowanie. Gotowe strony pojawią się jako miniaturki w głównym oknie programu.
Jak zeskanować kilka stron do jednego PDF-u?
To jedno z zadań, w którym NAPS2 sprawdza się szczególnie dobrze. Możesz kolejno skanować następne kartki, a wszystkie pojawią się w jednym oknie. Przed zapisaniem dokumentu można zmienić ich kolejność, obrócić je, przyciąć lub usunąć niepotrzebne strony.
Jeśli skaner ma automatyczny podajnik dokumentów (ADF), możesz umieścić w nim cały zestaw kartek. Urządzenie pobierze je kolejno, bez potrzeby ręcznego układania każdej strony na szybie.
Po zakończeniu skanowania wybierz „Save PDF”, a następnie podaj nazwę pliku i miejsce jego zapisu. Wszystkie strony zostaną zapisane jako jeden, wielostronicowy dokument PDF.
NAPS2 oferuje również funkcję przeplatania stron, która przydaje się podczas ręcznego skanowania dwustronnego. Możesz najpierw zeskanować jedną stronę wszystkich kartek, następnie odwrócić cały dokument i zeskanować drugą. Program pomoże później ułożyć strony we właściwej kolejności.
Jak zrobić PDF, w którym można wyszukiwać tekst?
Zwykły skan dokumentu jest w praktyce obrazem kartki. Komputer nie rozpoznaje znajdujących się na niej liter jako tekstu, który można wyszukiwać lub kopiować. Rozwiązuje to OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków.
NAPS2 obsługuje OCR dla ponad 100 języków. Po pobraniu odpowiedniego języka można włączyć tworzenie przeszukiwalnych plików PDF. Program rozpozna tekst na zeskanowanych stronach i doda do dokumentu warstwę tekstową. Dzięki temu w gotowym PDF-ie można później wyszukiwać konkretne słowa, a także zaznaczać i kopiować jego treść.
Jaką rozdzielczość ustawić podczas skanowania?
Dobór rozdzielczości powinien być uzależniony od rodzaju dokumentu. Jeśli skanujesz zwykłą fakturę lub umowę jedynie w celu przechowywania jej w wersji cyfrowej i wyświetlenia na ekranie, rozdzielczość 150 dpi może być wystarczająca. Pozwoli to również uzyskać mniejszy plik w porównaniu do skanu o wyższej rozdzielczości.
Wartość 300 dpi będzie lepszym wyborem, jeśli dokument ma być później drukowany lub jeśli zależy Ci na skutecznym rozpoznawaniu tekstu za pomocą OCR. Wyższe wartości, takie jak 600 dpi, przydają się przede wszystkim w przypadku drobnego druku, fotografii, ilustracji lub materiałów przeznaczonych do powiększania. W przypadku zwykłych dokumentów tekstowych najczęściej nie ma potrzeby stosowania tak wysokiej rozdzielczości.
Możesz też użyć programu producenta skanera
NAPS2 nie jest jedynym rozwiązaniem. W przypadku skanerów i urządzeń wielofunkcyjnych warto również sprawdzić aplikację lub pakiet sterowników udostępnianych przez producenta konkretnego modelu urządzenia.
Takie oprogramowanie może zapewniać dodatkowe funkcje, przygotowane z myślą o danym sprzęcie, np. obsługę automatycznego podajnika dokumentów, korekcję obrazu czy zapis do PDF. Dostępne możliwości zależą jednak od konkretnego modelu i używanej aplikacji.